Compliance im Fokus: Wo die Stolpersteine liegen

Flottenmanager sehen sich zunehmend neuen Anforderungen bezüglich der Disposition des Fahrpersonals, der Einhaltung der Sozialvorschriften und der Prüfung der Sicherheitsverfahren ausgesetzt. Die Normen im nationalen wie auch im grenzüberschreitenden Verkehr sind zahlreich und streng. Bei Nichteinhaltung drohen empfindliche Strafen und im schlimmsten Fall auch der Verlust der Gemeinschaftslizenz. Nachfolgend zeigen wir Ihnen typische „Compliance“-Stolpersteine und wie Sie diese am besten umgehen.

Stolperstein Dokumentationspflicht 

Zu den pünktlich wiederkehrenden Aufgaben eines jeden Flottenmanagers gehören Speicherung und Archivierung der Fahrer- und Fahrzeugdaten. Die einschlägigen Vorschriften aus EU- und Fahrpersonalverordnung sehen dabei nicht nur das termingerechte Auslesen vor. Die Daten müssen zudem auf einem separaten Datenträger gesichert und ein Jahr lang aufbewahrt werden.  Aber selbst nach Erledigung dieser Aufgabe drohen Risiken. Denn mit Ablauf der Aufbewahrungspflicht müssen die Daten wieder gelöscht werden. Ein Faktum, das gerne einmal übersehen wird. Denn wer Fahrerkartendaten nicht spätestens bis zum 31. März des Folgejahres gelöscht hat, handelt den Vorschriften der DSGVO zuwider. Und das kann zu erheblichen Bußgeldern führen. 

Händisch erstellte Download- und Speicherpläne, manuelle Erinnerungen an Löschungstermine – wer mehr als zwei Fahrzeuge verwalten muss, kommt schnell ins Schleudern. Daher sollten zumindest diese Prozesse digitalisiert und automatisch ablaufen. Flotten, die den Schritt in die Digitalisierung noch nicht gegangen sind, werden hier sehr schnell Effizienz- und Sicherheitsgewinne verzeichnen können. Die Bandbreite der angebotenen Lösungen ist groß und reicht von der einfachsten Applikation über die eigenen Systeme der OEM bis hin zu ganzheitlichen Flottenmanagement-Service Angeboten. Übrigens: Mit dem neuen Remote DL 4G von VDO wird auch der eigentliche Datendownload-Vorgang automatisiert. Das neue Gadget erlaubt die Datenübertragung zu jeder Zeit und aus allen europäischen Ländern, ohne dass das Fahrpersonal etwas tun muss. 

Stolperstein Abfahrtskontrolle 

Auch eine unsachgemäße Abfahrtskontrolle kann Bußgelder nach sich ziehen. Führt ein Mangel, der im Rahmen einer ordnungsgemäß durchgeführten Abfahrtskontrolle aufgefallen wäre, gar zu einem Unfall, könnten sogar Straftatbestände erfüllt sein. Und das mit viel weitreichenderen Folgen als nur einem Bußgeld. Die Gründe für die mangelnde Überprüfungen sind meist die gleichen: Einerseits werden Risiken unterschätzt, andererseits sorgen Zeitmangel und intensiver Wettbewerb für unzureichendes Sicherheitsmanagement, das häufig noch von Zettelwirtschaft geprägt ist.  

Anstatt dem Fahrpersonal weiterhin die händische Notation der Abfahrtskontrollen abzuverlangen, sollten Flottenmanager auf praktische App-Lösungen umsteigen. Die kostenlose TIS-App verspricht beispielsweise die Dokumentation und Speicherung der Abfahrtskontrolle mit Checklisten und möglichen Foto-Uploads – ganz ohne Papierkram. Noch ausgereifter kommt die Verified Inspection (CVI) von Continental daher. Die professionelle Anwendung erfasst anhand der in verschiedenen Fahrzeugbereichen angebrachten Sendern exakt, wo und wie lange die Abfahrtskontrolle durchgeführt wurde. Gerade für Schwer- und Gefahrenguttransporten bietet sich diese intelligente Lösung an, die Ende dieses Jahres auf den deutschen Markt kommen soll.  

Stolperstein Arbeitszeiten 

Während die Lenk- und Ruhezeiten nahezu überall in Europa einheitlich geregelt sind, ist die Arbeitszeit von nationaler Gesetzgebung abhängig. Zu ihr zählen beispielsweise auch Tätigkeiten wie das Be- und Entladen von Lkw oder Wartungsarbeiten. Die EU-weit festgelegte Lenkzeit darf im Normalfall neun Stunden innerhalb eines Tages betragen und ist unter bestimmten Voraussetzungen auf zehn Stunden erhöhbar. Die Arbeitszeit hingegen liegt in Deutschland bei acht bzw. zehn Stunden, während sie in Frankreich auf bis zu zwölf Stunden erhöht werden kann. 

Auch hier bietet sich eine digitale Lösung an, die nicht nur zwischen Lenk- und Ruhezeiten sowie Arbeitszeiten unterscheiden kann, sondern auch die entsprechenden Arbeitszeitgesetze einzelner EU-Länder kennt. VDO Fleet Tachograph Management leistet genau das und gewährleistet den Überblick über im Ausland operierende Fahrzeuge und dazugehörige Arbeitszeiten. So lassen sich Bußgelder verhindern, die zwar ohne Absicht, jedoch mangels nötigen Wissens verursacht wurden. 

Stolperstein ERRU

Damit die europäischen Straßen sicherer gemacht und Verstöße auch im internationalen Verkehr geahndet werden können, hat die EU-Kommission das länderübergreifende Strafpunkte-Netzwerk ERRU ins Leben gerufen. ERRU ermöglicht den Staaten nicht nur einen grenzübergreifenden Informationsaustausch zu Verstößen. Zuwiderhandlungen können im ERRU gemeldet und eingesehen werden. Sie werden zudem mit Strafpunkten belegt. Bei Erreichen einer vorher festgelegten Strafpunktgrenze kann dem Verkehrsleiter die Eignung oder dem Unternehmen die Zuverlässigkeit abgesprochen und damit die Beförderungserlaubnis entzogen werden. Flotten im grenzüberschreitenden Verkehr droht hier unter Umständen neues Ungemach. 

Abhilfe schafft hier ebenfalls ein Service von VDO. Mit VDO Fleet Scorecard (ERRU) erkennen Flottenmanager rechtzeitig, ob eine Überschreitung bestimmter Grenzwerte droht und ob Planungsfehler oder das Fehlverhalten einzelner Fahrer die Ursache der Verstöße sind. Der digitale Micro-Service weist mit nur zwei Mausklicks eine Übersicht aller Verstöße in der Flotte und pro Fahrer aus und ist Teil des oben bereits zitierten VDO Fleet Tachograph Management Service Angebots. 

Digitalisierung ist die Lösung

Flottenmanager sollten sich aus zwei Gründen beraten lassen, in welcher Form und in welchem Umfang sie ihre Geschäftsprozesse digitalisieren möchten. Zum einen erlebt die Transport- und Logistik-Branche in Deutschland und Europa mehr und mehr Regulierungen. Das Flottenmanagement wird extrem gefordert, in manchen Bereichen mitunter überfordert. Zum anderen bietet der strategische Einsatz von digitalen Lösungen im Umgang mit Tachographen-Daten eine große Chance. Die Sicherstellung der Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben ist dabei nur die eine Seite einer goldenen Medaille. Auf der anderen Seite finden sich zukunftsträchtige Möglichkeiten, die Disposition, Lieferung, Wartung effizienter zu gestalten, die Betriebskosten zu reduzieren und künftig auch Versicherungs- und Mautbeträge individuell zu optimieren. Intelligente cloudbasierte Lösung helfen also nicht nur, gesetzlichen Vorgaben zu erfüllen, sondern auch Personal effektiv zu managen und die Flotte effizienter und damit auch profitabler zu machen.